申込書やメールの案内文を作っているとき、「必要事項を記載してください」と「必要事項を記入してください」のどちらが自然なのか、迷うことがありますよね。
どちらも「書くこと」に関係する言葉ですが、何に注目しているかが少し異なります。
「記入」は所定の欄へ書き入れる場面で使われやすく、「記載」は書類や文書へ情報を載せる場面や、書かれた内容を示すときに使われやすい言葉です。
この記事では、記載と記入の違いを早見表で整理し、申込書・履歴書・メール・Webフォームなど、身近な場面での使い分けを例文とともに解説します。
記載と記入の違いは？意味を早見表で確認
記載と記入の基本的な違いを整理すると、次のようになります。
| 言葉 | 意味の目安 | よく使われる場面 |
|---|---|---|
| 記入 | 所定の欄などへ必要な内容を書き入れること | 申込書、アンケート、履歴書、記入欄 |
| 記載 | 書類や文書などへ情報を書き載せること。または、書かれている内容 | 説明書、報告書、案内文、Webページ |
たとえば、申込書の空欄に名前を書いてもらうときは、「氏名をご記入ください」が分かりやすい表現です。
一方、書類に書かれている内容を示すときは、「詳しい条件は書類に記載されています」と表現できます。
ただし、「必要事項をご記載ください」のように、記載が書く行為を表す場合もあります。記載と記入は、いつでもはっきり二つに分けられるわけではありません。
迷ったときは、所定の欄を埋めることを分かりやすく伝えたいなら「記入」、文書へ載せる情報や書かれた内容を示したいなら「記載」を目安にしましょう。
記入は所定の欄へ書き入れるときに使いやすい
「記入」は、用紙やフォームなどに設けられた欄へ、必要な内容を書き入れることを表します。
名前、住所、電話番号、希望日などを空欄へ書く場面を思い浮かべると分かりやすいでしょう。
- 申込書に住所を記入する
- アンケートの回答欄に記入する
- 履歴書に学歴を記入する
- 記入漏れがないか確認する
「何を書けばよいか」だけでなく、「各欄を埋めてください」という行動を分かりやすく伝えたいときに向いています。
記載は文書へ情報を載せるときに使いやすい
「記載」は、書類、文書、書物、Webページなどへ情報を書いて載せることを表します。
自分が書く場面だけでなく、すでに書かれている内容を示すときにもよく使われます。
- 説明書に注意事項が記載されている
- 申込書に連絡先を記載する
- 報告書に調査結果を記載する
- 記載内容に間違いがないか確認する
書類へ載せるべき情報や、文書に書かれている内容に注目したい場合は、「記載」がなじみやすいでしょう。
記載と記入の使い分けを場面別に解説
記載と記入は、具体的な場面に当てはめると使い分けやすくなります。
申込書やアンケートでは「記入」が分かりやすい
申込書やアンケートでは、名前や回答を決められた欄へ書き入れるため、「記入」が分かりやすい表現です。
- 申込書に氏名と住所をご記入ください。
- 該当する項目に丸を付け、理由をご記入ください。
- 記入後は、内容に誤りがないかご確認ください。
「ご記載ください」でも意味が通る場合はありますが、空欄へ書く行動をお願いするなら、「ご記入ください」の方が具体的に伝わりやすいでしょう。
説明書や報告書に書かれた内容は「記載」が自然
説明書、報告書、案内文などに書かれている情報を示す場合は、「記載」が自然です。
- 詳しい使用方法は説明書に記載されています。
- 報告書に記載された数値をご確認ください。
- 案内ページに記載の日時をご確認ください。
この場合は、誰かが欄を埋める作業より、文書に載っている情報へ注目しています。
履歴書では記載と記入の両方が使われる
履歴書では、「履歴書を記入する」と「履歴書に職歴を記載する」の両方が使われます。
| 表現 | 伝わり方 |
|---|---|
| 履歴書を記入する | 履歴書の各欄へ書き入れる作業 |
| 履歴書に職歴を記載する | 職歴という情報を書類へ載せること |
| 履歴書の記載内容を確認する | 履歴書に書かれている情報 |
どちらを使っても意味が伝わる場面はあります。文章の中で、書く作業と書かれた情報のどちらを伝えたいのか考えると選びやすくなります。
メールでは「記載」「書く」「入力する」を使い分ける
メール本文に書かれている情報を示す場合は、「記載」が使いやすい表現です。
- メールに記載のURLからお申し込みください。
- 下記に記載した内容をご確認ください。
- 件名に記載されている番号をお知らせください。
一方、「メールに希望日を記入してください」は、決められた記入欄がないため、やや分かりにくく感じられる場合があります。
次のように具体的に言い換えると、相手が何をすればよいか伝わりやすくなります。
- メール本文に希望日をご記載ください。
- メール本文に希望日をお書きください。
- 希望日を入力してご返信ください。
紙の住所欄とWebフォームでは表現が変わることがある
紙の申込書に住所を書く場合は「住所を記入する」、Webフォームへ住所を打ち込む場合は「住所を入力する」と表現すると、操作が分かりやすくなります。
ただし、Webフォームでも「必要事項をご記入ください」と案内されることがあります。紙かデジタルかだけで機械的に分けるのではなく、読者に伝わりやすい表現を選びましょう。
住所の丁目・番地・号や部屋番号の書き方に迷う場合は、次の記事も参考になります。
丁目・番地・号の書き方をやさしく解説！住所のどこまで？ハイフンや部屋番号も紹介
記載と記入の例文を比較
実際の例文を比べると、記載と記入の使い分けをつかみやすくなります。
記入を使う例文
- 申込用紙に氏名と電話番号をご記入ください。
- アンケートの空欄にご意見をご記入ください。
- 記入漏れがないか、提出前に確認しましょう。
- 該当する項目にチェックを入れ、理由を記入してください。
いずれも、用紙やフォームの欄へ書き入れることを分かりやすく伝えています。
記載を使う例文
- 商品の使用方法はパッケージに記載されています。
- 申込書に緊急連絡先を記載してください。
- 書類の記載内容に誤りがないか確認してください。
- 詳しい条件は公式サイトに記載されています。
- 報告書には調査を行った日付も記載しましょう。
「記載してください」のように書くことを表す場合もありますが、書類へ必要な情報を載せるという意味合いが強くなります。
どちらも使える場面では分かりやすさで選ぶ
「申込書に必要事項を記入してください」と「申込書に必要事項を記載してください」は、どちらも使われる表現です。
- 記入してください：各欄を埋める作業が伝わりやすい
- 記載してください：必要な情報を書類へ載せる意味合いが出る
一般の人へ分かりやすく案内するなら、所定の欄へ書いてもらう場面では「ご記入ください」が使いやすいでしょう。
報告書や資料など、載せるべき情報を指定する場合は、「記載してください」がなじみやすくなります。
記載・記入・記述・入力の違い
記載や記入と似た言葉に、「記述」と「入力」があります。それぞれの違いも簡単に整理しておきましょう。
| 言葉 | 意味の目安 | 使用例 |
|---|---|---|
| 記載 | 文書や書類へ情報を載せる | 注意事項を記載する |
| 記入 | 所定の欄へ書き入れる | 住所欄に記入する |
| 記述 | 内容を文章として書き表す | 理由を詳しく記述する |
| 入力 | 機器やシステムへ文字や情報を入れる | フォームに住所を入力する |
記述は理由や考えを文章で表すときに使う
「記述」は、考えや説明などを文章として書き表すことです。
名前や電話番号などの短い情報を書くというより、理由や経過を文章で説明する場面に向いています。
- 選んだ理由を記述してください。
- 起きた状況を詳しく記述する。
- 自分の考えを文章で記述する問題です。
アンケートの「自由記述欄」は、選択肢では表しにくい意見や感想を文章で書く欄を意味します。
入力はパソコンやスマートフォンへ情報を入れること
「入力」は、パソコン、スマートフォン、タブレットなどを使い、システムやフォームへ情報を入れることを表します。
- 検索欄にキーワードを入力する
- 申込フォームにメールアドレスを入力する
- パスワードを入力する
Web上の案内では、「ご記入ください」より「入力してください」の方が、必要な操作を具体的に伝えられる場合があります。
書類で迷ったときの確認ポイント
記載と記入のどちらを使うか迷ったときは、次の3点を確認してみましょう。
書類に書かれた案内表現に合わせる
提出する書類に「記入してください」「記載してください」と書かれている場合は、その表現に合わせると分かりやすくなります。
たとえば、「記入欄」と表示されている場所について説明するときは、「記入欄へ住所を書きます」と表現すると、案内との統一感があります。
公的書類は提出先の案内を優先する
役所、学校、勤務先などへ提出する書類は、それぞれ書き方や記入方法が指定されている場合があります。
公的書類や提出先が決まっている書類では、一般的な言葉の違いよりも、その書類の記入例や提出先の案内を優先してください。
この記事では言葉の一般的な使い分けを扱っています。個別の手続きについては、提出先の最新案内を確認しておくと安心です。
迷う場合は具体的な動作へ言い換える
記載と記入のどちらがよいか判断しにくいときは、「書く」「入力する」「内容を載せる」など、具体的な言葉へ置き換える方法があります。
| 迷いやすい表現 | 分かりやすい言い換え例 |
|---|---|
| 必要事項をご記載ください | 必要事項を各欄へご記入ください |
| メールに記入してください | メール本文にお書きください |
| フォームに記載してください | フォームの各項目へ入力してください |
| 詳細を記入しています | 詳細を下記に記載しています |
初心者向けの案内文では、言葉の厳密な違いだけでなく、読んだ人が次に何をすればよいか分かる表現を選ぶことも大切です。
書類や資料を作る場面で「作成」と「作製」のどちらを使うか迷う方は、次の記事も参考にしてください。
作成と作製の違いは？使い分けやポスター・図面ではどっちかをやさしく解説
書類に印鑑を押す案内で迷いやすい「押印」と「捺印」の違いは、こちらの記事で整理しています。
押印と捺印の違いは？意味と使い分けをビジネス向けにやさしく解説
記載と記入についてよくある質問
必要事項は「記載」と「記入」のどちらですか？
申込書などの決められた欄へ書いてもらう場合は、「必要事項をご記入ください」が分かりやすい表現です。
一方、報告書などに必要な情報を載せてもらう場合は、「必要事項を記載してください」がなじみやすくなります。どこへ、どのように書くのかを考えて選びましょう。
履歴書は記載と記入のどちらですか？
履歴書全体の欄を埋める作業は「履歴書を記入する」、学歴や職歴などの情報を載せることは「履歴書に経歴を記載する」と表現できます。
どちらも使われますが、書く作業と書かれた情報のどちらに注目するかで選ぶと自然です。
パソコンで書く場合も「記入」と言えますか？
パソコンやスマートフォンでフォームの欄を埋める場合にも、「記入」が使われることはあります。
ただし、操作を分かりやすく案内するなら「入力してください」の方が適している場合があります。手書きかどうかだけで判断せず、相手に伝わりやすい言葉を選びましょう。
「ご記載ください」は間違いですか？
「ご記載ください」は、必ずしも間違いではありません。必要な情報を文書へ載せてもらう表現として使われています。
申込書の空欄を埋めてもらうことを具体的に案内したい場合は、「ご記入ください」の方が分かりやすいことがあります。
まとめ
記載と記入は、どちらも書くことに関係する言葉ですが、使われやすい場面が少し異なります。
- 記入：申込書などの所定の欄へ書き入れるときに使いやすい
- 記載：書類や文書へ情報を載せるときや、書かれた内容を示すときに使いやすい
- 記述：理由や考えを文章として書き表す
- 入力：パソコンやスマートフォンなどへ情報を入れる
記載と記入の両方が使える場面もあります。迷ったときは、欄を埋める行動を伝えたいのか、文書へ載せる情報や書かれた内容を示したいのかで考えてみましょう。
提出先が指定されている書類では、記入例や案内を優先します。自分で案内文を作る場合は、読んだ人が次に何をすればよいか分かる表現になっているかを確認しておくと安心です。
