最近、新入社員がOJTの一環で、「この書類に記述してください」と私に文書を渡しました。
違和感はあったものの、その場では指摘しませんでしたが、正しい言葉を使うことはコミュニケーションにおいて非常に重要です。
この記事では、文書作成における「記載」「記入」「記述」の３つの用語の使い分けとそれぞれの違い、そして具体的な例を通して説明します。
これらの用語はすべて、何かを書き留める行為に関連しており、「記」という漢字が含まれていますが、使用するシチュエーションによって異なります。
- 「記載」は、文書やデータベースに具体的な事実やデータを詳細に書き込む際に使われます。たとえば、報告書に情報を「記載する」と表現します。
- 「記入」は、フォームや形式が既に定められている場所に必要な情報を填める際に用います。例えば、アンケートの回答や申請書の空欄を「記入する」といった用法があります。
- 「記述」は、自由な形式で説明や詳細な情報を書き連ねる際に用いられ、特に詳細な報告や説明が必要な文書で活用されます。試験での長文答えを「記述する」のが一般的な使い方です。
これらの用語の違いを理解し、状況に応じて適切な言葉を選ぶことが、正確な情報伝達につながります。
メールにおけるこれらの用語の使い方についても詳しく調べました。
「記載」の定義と使用例
「記載」とは、文書やファイルに情報を記録する行為を指します。
この行為は文章だけでなく、数字の使用を含むこともあります。
文書に情報を「載せる」という意味合いが強く、主に書類や記録に用いられます。
使用例：
提出された書類に記載された情報を確認し、署名と捺印をしてください。
このように、「記載」は文書に情報を定着させるための用語として、ビジネス文書や公式文書で頻繁に使われます。
新入社員に伝える「記載」の意味
「記載」とは、文書やデータベースに重要な情報や事実を正確に書き留めることを意味します。
例として、何か重要な出来事や行動があった場合、それを報告書に「記載する」という形で使用されます。
「記入」の定義と正しい使い方
「記入」とは、フォームや書類の指定された空欄に文字や数字を入力することです。
この用語は主に、テストの答案用紙や各種申請書などで空白部分を埋める際に使用されます。
記入には、文字だけでなく数字や記号の入力も含まれます。
各フィールドに適切に情報を入力することが必要です。
使用例：
- 婚姻届を提出した際、一部の必要事項を記入し忘れて受理されなかった事例があります。
- テストの答案用紙を提出する前に、名前が正しく記入されているかどうかを確認することが重要です。
このように、「記入」は指定された形式に情報を正確に入力する行為を意味し、日常的な書類作成やテストの答案、公的な書類の提出など、多くの場面で使用されます。
新入社員に教える「記入」の基礎
「記入」とは、あらかじめ決められたフォームや形式に情報を加える行為を指します。
例えば、教師がテストの答えを答案用紙に書き加える時や、医師が患者の情報をカルテに記入する時に使用します。
外出時に特定の書類に情報を「記入してください」と指示された場合は、その指示に従ってください。
「記述」の定義と応用
「記述」とは、詳細な情報を文章で具体的に説明する行為です。
この用語は、詳しい説明や論理的な文章を要求される場面で用いられます。
具体的には、「詳細な内容を文で表現する」とも定義されます。
「記述」には情報を具体的に説明する責任が伴いますので、複雑なデータや意見を表現する際に特に役立ちます。
使用例：
- 記述式の試験は、選択式試験より苦手な人が多いですが、深い知識を示すのに適しています。
このように、「記述」は情報を詳細に伝えるための重要なスキルであり、学術的な書類、ビジネス文書、教育現場など、多くの分野で活用されています。
新人に教える「記述」の要点
「記述」とは、多くの情報や説明を自由な形式で文にすることです。
試験での長文の答えや、物語や詳細な説明を書く際に使用される言葉です。
これらの用語の違いを理解することは、学校や将来の職場で役立ちます。
適切な用語の選択は、正確なコミュニケーションを促進するためにも重要ですので、日常的に意識して使用することが推奨されます。
「記載」「記入」「記述」の適切な使い分けとメールでの正しい利用方法
「記載」「記入」「記述」は、いずれも書き記す行為に関連する用語ですが、使う場面によって適切な語を選ぶ必要があります。
「記載」は文書や出版物へ情報を追加する際によく用いられます。
「記入」は、特定のフォームや書類の指定された部分に情報を入れるときに使います。
また、「記述」は詳細な情報を広範に書き連ねる際に使用される語です。
メールの文脈で考えた場合、メールは基本的にデジタル通信の手段であり、印刷することで書類としても機能することがあります。
このため、メールに情報を追加する際は「記載」という用語が最も適切であると言えます。
ただし、メールは簡潔なコミュニケーションを目指す手段であるため、「記述」はより詳細な文書に限定して使用するべきです。
まとめ
- 「記載」は、文書や出版物に情報を加える際に使用します。
- 「記入」は、書類の特定の部分に情報を入力するのに適しています。
- 「記述」は、詳細な内容を文書化する際に用いられます。
これらの用語は似ているものの、その使用場面に応じて選ぶことが重要です。
メールで情報を加える際には、「記載」が一般的に適しているとされます。
