最近、新入社員がOJTの一環で書類を持ってきて、
「この書類に記述してください」
と言いました。
意味は伝わったものの、少し違和感がありました。
その書類は、氏名や必要事項を決められた欄に書く形式だったため、この場合は「記述してください」よりも「記入してください」のほうが自然です。
「記載」「記入」「記述」は、どれも「書くこと」に関係する言葉なので、使い分けに迷いやすいですよね。
しかし、3つにはそれぞれ意味の違いがあります。
簡単にまとめると、
- 記載＝情報を文書などに「載せる」
- 記入＝決められた場所に情報を「入れる」
- 記述＝内容を文章で「述べる」
と考えるとわかりやすくなります。
この記事では、「記載」「記入」「記述」の違いを、書類やメール、Webフォームなどの具体例を交えながらわかりやすく解説します。
一目でわかる「記載」「記入」「記述」の違い
まずは3つの違いを比較してみましょう。
| 言葉 | 主な意味 | よく使う場面 | 例 |
|---|---|---|---|
| 記載 | 情報を文書などに書いて載せる | 書類・資料・Webページ・メール | 注意事項を記載する |
| 記入 | 決められた欄に文字や数字を書き入れる | 申込書・アンケート・履歴書 | 氏名を記入する |
| 記述 | 内容を文章として書き表す | 試験・レポート・論文 | 理由を記述する |
3つとも「書く」という点では共通していますが、何を書くのか、どこに書くのかによって使う言葉が変わります。
特に迷いやすいのが「記載」と「記入」です。
所定の欄を埋める場合は「記入」、文書の中に情報が書かれていることを表す場合は「記載」と考えると区別しやすくなります。
簡単な覚え方は「載せる・入れる・述べる」
迷ったときは、それぞれの漢字から考えると覚えやすくなります。
「記載」は、情報を文書などに載せる。
「記入」は、決められた場所に情報を入れる。
「記述」は、文章として内容を述べる。
つまり、
「載せる・入れる・述べる」
の3つで覚えておけば、多くの場面で使い分けられます。
「記載」の意味と正しい使い方
「記載」とは、文書や資料などに情報を書いて載せることを意味します。
文章だけでなく、氏名や数字、日付などの情報についても使えます。
たとえば、
「書類に記載されている内容を確認してください」
という場合は、その書類の中に情報が書かれていることを表しています。
「記入」との大きな違いは、決められた空欄を埋めること自体ではなく、文書上に情報が載っていることに重点が置かれている点です。
「記載」を使う具体例
「記載」は次のような場面で使われます。
- 契約書に注意事項を記載する
- 報告書に調査結果を記載する
- 資料に問い合わせ先を記載する
- Webサイトに営業時間を記載する
- メールに必要事項を記載する
たとえば、
「提出された書類に記載されている内容を確認してください」
であれば、書類にすでに書かれている情報を指しています。
ビジネス文書や公的な書類でもよく使われる表現です。
「記入」の意味と正しい使い方
「記入」とは、書類やフォームなどの決められた場所に、文字や数字を書き入れることです。
氏名、住所、電話番号、生年月日などを所定の欄に書く場面を想像するとわかりやすいでしょう。
たとえば申込書に、
氏名：＿＿＿＿＿＿
住所：＿＿＿＿＿＿
という欄があった場合、そこに自分の情報を書くことは「記入」です。
「記入」には文字だけでなく、数字や記号を書く場合も含まれます。
「記入」を使う具体例
次のような場面では「記入」が自然です。
- 申込書に氏名を記入する
- アンケートに回答を記入する
- 履歴書に住所を記入する
- 答案用紙に名前を記入する
- 婚姻届に必要事項を記入する
たとえば、
「提出する前に氏名が記入されているか確認してください」
という使い方ができます。
決められた欄を埋める場合には、「記入」と覚えておくとよいでしょう。
「記述」の意味と正しい使い方
「記述」とは、内容や考えなどを文章として書き表すことです。
「記入」と違い、単に名前や数字を書くというよりも、ある程度まとまった内容を文章で説明する場合に使われます。
たとえば学校の試験で、
「あなたの考えを200文字以内で記述してください」
と言われた場合は、文章によって自分の考えを説明する必要があります。
このような場面が「記述」の代表的な使い方です。
「記述」を使う具体例
「記述」は次のような場面でよく使われます。
- 記述式の試験問題に答える
- レポートに調査結果を記述する
- 論文に研究方法を記述する
- 理由や経緯を文章で記述する
「記述」では、単に情報を書くだけではなく、文章として内容を伝える意味合いが強くなります。
そのため、
「氏名を記述してください」
よりも、
「氏名を記入してください」
のほうが通常は自然です。
「記載」と「記入」の違い
「記載」と「記入」は特に混同されやすい言葉です。
違いを簡単に言うと、
「記載」は情報が文書に載っていること、
「記入」は決められた場所に情報を書き入れること、
という違いがあります。
たとえば申込書の場合、
「氏名欄に名前を記入してください」
とは言いますが、
「氏名欄に名前を記載してください」
と表現することも文脈によっては通じます。
ただし、決められた欄を埋める行為を具体的に表すなら、「記入」のほうがわかりやすいでしょう。
一方で、
「申込書に記載された注意事項をご確認ください」
という場合は、「記載」が自然です。
書類では「記載」と「記入」のどちらを使う？
書類だから必ず「記載」、あるいは必ず「記入」と決まっているわけではありません。
重要なのは、何を表しているのかです。
自分が空欄に情報を書き入れるのであれば、
「必要事項を記入してください」
が自然です。
すでに書類に書かれている情報について話すのであれば、
「書類に記載されている内容をご確認ください」
が自然です。
同じ一枚の書類でも、「記入」と「記載」の両方が使われることがあります。
「記述」と「記載・記入」の違い
「記述」は、「記載」「記入」と比べて文章を書く意味合いが強い言葉です。
たとえば氏名、住所、電話番号などの情報を書く場合は、通常「記入」を使います。
一方、
「今回のトラブルが発生した理由を説明してください」
というように、経緯や理由を文章として書くのであれば「記述」が適しています。
つまり、
氏名を書く → 記入
注意事項を文書に載せる → 記載
理由を文章で説明する → 記述
と考えるとわかりやすいでしょう。
書類別に見る「記載」「記入」「記述」の使い分け
実際の仕事や生活では、どの言葉を使えばよいのか迷うことがあります。
ここでは、よくある場面ごとに使い分けを見てみましょう。
申込書やアンケートの場合
申込書やアンケートには、あらかじめ回答する場所が用意されていることが多いため、基本的には「記入」を使います。
たとえば、
「氏名と住所をご記入ください」
「アンケートの該当欄にご記入ください」
といった表現です。
一方、申込書の中に書かれている説明については、
「申込書に記載されている注意事項をご確認ください」
のように「記載」を使います。
履歴書や契約書の場合
履歴書の氏名や住所、職歴などの欄を書く行為は「記入」がわかりやすい表現です。
「履歴書の必要事項を記入する」
という使い方ができます。
一方、
「契約書に記載されている金額」
「履歴書に記載された経歴」
のように、書類に書かれている内容を指す場合は「記載」が自然です。
レポート・論文・試験の場合
文章によって内容を詳しく説明する場合には「記述」がよく使われます。
「実験結果について記述してください」
「理由を200文字以内で記述してください」
といった使い方です。
特に記述式試験では、単語や数字だけではなく、自分の考えや理由を文章としてまとめることが求められます。
「記入欄」「記載欄」「記述欄」はどう違う？
書類では、「記入欄」「記述欄」といった言葉を見かけることがあります。
「記入欄」は、氏名や住所などの情報を書き入れるための欄です。
たとえば、
氏名記入欄
住所記入欄
電話番号記入欄
などがあります。
「記述欄」は、理由や意見などを文章で書くためのスペースです。
たとえば、
「志望理由を記述してください」
「事故が発生した状況を記述してください」
といった場面で使われます。
「記載欄」という表現もありますが、実際に人へ書くことを求める場面では、「記入欄」のほうが意味が明確な場合があります。
書類を作成する側であれば、何を書いてほしいのかに応じて表現を選ぶと親切です。
「記載」「記入」「記述」のよくある間違い
3つの言葉は意味が似ているため、実際の会話や仕事でも混同されることがあります。
意味が通じる場合もありますが、より自然で正確な表現を選ぶと、相手にも指示が伝わりやすくなります。
「この書類に記述してください」は正しい？
冒頭で紹介した、
「この書類に記述してください」
という表現も、書いてほしい内容によって正しいかどうかが変わります。
書類に理由や経緯を文章として書いてほしいのであれば、「記述してください」でも問題ありません。
しかし、氏名や住所などを決められた欄に書いてほしいのであれば、
「この書類に記入してください」
「必要事項をご記入ください」
のほうが自然です。
つまり、「書類」という物だけを見て言葉を選ぶのではなく、何を書いてもらうのかで判断する必要があります。
「名前を記述してください」は不自然？
氏名だけを書いてもらう場合は、
「名前を記入してください」
が一般的です。
名前は詳しい説明を必要とする文章ではないため、「記述」という表現は通常あまり使いません。
ただし、
「名前の由来について記述してください」
であれば自然です。
この場合は、名前そのものを書くのではなく、名前の由来を文章で説明するからです。
メールでは「記載」「記入」「記述」のどれを使う？
メールの場合も、何を表しているのかによって言葉が変わります。
一般的なビジネスメールでは、「記載」が使いやすい表現です。
たとえば、
「詳細を下記に記載いたします」
「メールに記載された内容をご確認ください」
といった使い方があります。
メール本文なら「記載」が使いやすい
メール本文に情報を書いて載せる意味では、「記載」が比較的自然です。
たとえば、
「打ち合わせの日時を下記に記載します」
という表現です。
ただし、メールではもっと簡潔に、
「打ち合わせ日時は下記の通りです」
と書くこともできます。
必ずしも「記載」という言葉を使わなければならないわけではありません。
「メールに記入する」は使える？
通常のメール本文を書く行為を「記入する」と表現すると、少し不自然に感じることがあります。
「記入」は、あらかじめ用意された欄を埋める意味が強いためです。
ただし、メールに添付された申請フォームや、メール内に回答用の項目が並んでいて、その欄を埋めるような場合には「記入」と表現できることがあります。
「メールに記述する」はどんな場合？
メールに長い説明や詳細な経緯を書く場合であれば、「記述する」という意味自体は成立します。
ただし、
「メールに記述してください」
という表現は、一般的な仕事のやり取りではやや硬く感じられることがあります。
「メールに詳しく書いてください」
「経緯をご説明ください」
などとしたほうが伝わりやすい場合もあります。
Webフォームでは「記入」と「入力」のどちらを使う？
最近では、紙の書類よりもWebフォームに情報を登録する機会が増えています。
Webフォームの場合は、「記入」だけでなく「入力」もよく使われます。
たとえば、
「氏名を入力してください」
「メールアドレスを入力してください」
という表現です。
パソコンやスマートフォンで文字を打ち込む操作に注目する場合は、「入力」が自然です。
一方、
「必要事項をご記入ください」
という表現もWeb上で広く使われています。
そのため、
紙の書類だから記入、Webだから必ず入力
と厳密に分ける必要はありません。
ただ、操作方法をわかりやすく伝えるという意味では、Webフォームでは「入力してください」のほうが直感的な場合があります。
迷ったときの「記載・記入・記述」の選び方
3つの違いがわかっても、実際の場面になると迷うことがあります。
その場合は、「どこに」「何を」「どのように」書くのかで判断してみてください。
決められた欄を埋めるなら「記入」
申込書、履歴書、アンケートなどの決められた欄を埋める場合は「記入」が基本です。
「氏名をご記入ください」
「必要事項をご記入ください」
と覚えておけばよいでしょう。
文書上に情報を載せるなら「記載」
文書や資料、Webページなどに情報が載っていることを表したい場合は「記載」が使いやすい言葉です。
「資料に記載されている内容」
「注意事項を記載する」
などが代表例です。
文章で詳しく説明するなら「記述」
理由や考え、状況などを文章として詳しく書く場合は「記述」を使います。
「理由を記述する」
「経緯を記述する」
「考えを記述する」
といった使い方です。
まとめ
「記載」「記入」「記述」は、どれも書くことに関係する言葉ですが、意味や使われる場面には違いがあります。
もう一度簡単に整理すると、
- 「記載」は、文書や資料などに情報を載せること
- 「記入」は、決められた欄に文字や数字を書き入れること
- 「記述」は、内容や考えを文章として書き表すこと
となります。
覚え方は、
記載＝載せる
記入＝入れる
記述＝述べる
です。
たとえば、申込書の氏名欄なら「記入」、書類に書かれている注意事項なら「記載」、理由を文章で説明するなら「記述」と考えれば、使い分けやすくなります。
仕事では、少しの言葉の違いによって相手への伝わり方が変わることがあります。
「どこに書くのか」「何を書くのか」「文章として説明するのか」を意識すると、「記載」「記入」「記述」を正しく選びやすくなるでしょう。
