辞職する際には、感謝の気持ちを込めて挨拶メールを送ることが一般的です。
このメールは、職場の同僚だけでなく、外部の人々にも配信されるため、全ての受取人に適切な内容であることが重要です。
ここでは、心に残る退職の挨拶メールを作成するためのポイントと具体的な例文を紹介します。
退職時には、心からのメッセージで締めくくることが大切です。
以下、社内外に向けた退職挨拶メールの書き方を説明します。
社内向け退職挨拶メールのポイント
社内向けの退職挨拶メールには、以下の三つの主要なポイントがあります。
1. 文面のシンプルさ
メールは主に退職の報告を目的としています。
さらに、過去の感謝の意を表すことが望ましいです。
シンプルで分かりやすい表現を心掛けることで、全ての人に内容が明確に伝わります。
2. 退職日の明示
退職の事実は社内の多くで既知のことですが、最後の挨拶メールは退職日に送るのが普通です。
メールを送るタイミングは業務に支障を来さないよう、就業時間終了の約1時間前が適切です。
3. 退職後の連絡先の記載
退職後に一時的な引継ぎが必要な場合も考えられます。
そのため、連絡が取れる状態を維持することが望ましいです。
全員に一斉送信する場合も、送信相手同士のメールアドレスが公開されないように配慮が必要です。
相手のアドレスはBCC欄に入れ、自分のアドレスはTOフィールドに入れるのが良いでしょう。
社外向け退職挨拶メールのコツ
ビジネスパートナーやクライアントに送る退職のメールには、特に注意すべき重要なポイントが二つあります。
退職日の明確な伝達の重要性
担当者の退職日がはっきりしていないと、取引先が適切に対応しない原因となり、突然の人手不足で業務の遅れが生じる可能性があります。
プロジェクトの調整を行うためにも、最初の連絡で退職予定日を明確に伝えることが必須です。
後任者の情報共有の重要性
たとえ引継ぎがスムーズに進んでも、社外の関係者が新しい担当者について知らなければ混乱が起こることがあります。
理想的には、古い担当者と新しい担当者が直接会い、情報を交換することです。
退職者の後任として新担当者の情報をメールで明確にすることで、関係者が安心します。
退職挨拶メールのテンプレート
以下に、職場の同僚や上司、さらに社外の人々に向けて退職を通知する際のメール例文を紹介します。
社内向け退職挨拶メールの例文
- 件名：退職のお知らせ ○○部 お名前
- 本文：
皆様、日頃から格別のご支援をいただきありがとうございます。
突然の通知となりますが、私、〇〇は〇月〇日をもって退職することになりました。
直接お会いしてお礼を申し上げることが望ましいのですが、現在の多忙な状況を鑑み、メールでのご挨拶とさせていただきます。
在籍中は多くの支援とご指導を賜り、深く感謝しております。
未熟な私に対し、ご指導をいただきましたこと、心から感謝しております。
これまでの経験を活かし、新たな道を歩むことになりますので、今後も皆様のご健康とご多幸をお祈りしております。
新たな連絡先を以下に記載します。
- メール：xxx_xxx@xx.xx
- 携帯：xxx-xxxx-xxxx
何かとお手数をおかけいたしますが、今後ともよろしくお願いいたします。
社外関係者への退職通知メール例
以下に、社外のビジネス関係者に向けた退職通知メールの一例を示します。
【件名】退職のご通知 株式会社□□ お名前
株式会社○○ 営業部
○○○○様
いつも格別なお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
私、株式会社□□にてお世話になりました、○○と申します。
個人的な理由により、○月○日をもって株式会社□□から退職いたしますことをお知らせいたします。
これまでのご支援とご協力に心から感謝しております。
本来ならば直接お会いして退職の意向を伝えるべきですが、スケジュールの都合上、書面での通知とさせていただきますことをご容赦ください。
業務の引継ぎは、最近お目にかかった○○に委ねておりますので、今後とも変わらぬご支援とご指導をお願い申し上げます。
近日中には改めてお会いし、直接ご挨拶をさせていただく予定です。
その際は何卒よろしくお願い申し上げます。
引継ぎに関する詳細は、後任者より直接ご連絡差し上げます。
結びに、貴社の益々のご発展と、○○様のご健康を心よりお祈り申し上げます。
退職後の連絡先を記載することは一般的に必須ではありませんが、業務がスムーズに引き継がれるよう、後任の担当者には関連する必要情報を事前に伝えることが望ましいです。
まとめ
退職時に個別で挨拶をするのが理想ですが、多くの場合においては現実的に難しいものです。
そのため、広く行われるのがメールでの挨拶です。
特に重要なビジネス関係者や大変お世話になった方々には、可能な限り直接会っての挨拶を心がけるべきです。
忙しい時期が重なることもありますので、事前に相手のスケジュールを確認し、適切に配慮することが大切です。
最終的な挨拶は、後悔のないよう、丁寧に行うことが望まれます。
